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4A. Référentiels numériques fiables
Aperçu
Attributs
Conformité à la norme OAIS
Responsabilité administrative
Viabilité organisationnelle
Solidité financière
Pertinence
de la technologie
et des procédures
Sécurité des systèmes
Procédures et reddition
de comptes
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Procédures et reddition de comptes
L'organisation définit une approche systématique ainsi que les protocoles
et techniques appropriés pour fournir une documentation exhaustive de
toutes les tâches de conservation d'objets numériques, y compris
l'élaboration et la mise à jour des politiques, procédures et pratiques
pertinentes. Voir aussi la section
Aspects juridiques
du chapitre 5, Défis.
| Exigences organisationnelles : |
| >> |
mettre en œuvre toutes les politiques et procédures pertinentes
pour les tâches et fonctions spécifiées, et documenter toutes les pratiques; |
| >> |
mettre sur pied des mécanismes de surveillance, afin d'assurer le fonctionnement
continu des systèmes et des procédures; |
| >> |
consigner et justifier les stratégies de conservation; |
| >> |
définir des mécanismes de réaction pour aider à résoudre les problèmes
et faire évoluer les besoins en tenant compte des points de vue des
fournisseurs et des consommateurs. |
 Il
s'agit principalement d'une responsabilité organisationnelle. Malgré l'importance
de la documentation, les exigences de cet attribut ont tendance à être implicites.
D'autre part, le temps et les moyens requis pour y satisfaire changent peu.
Même si cet attribut est de nature organisationnelle, il ne peut être complètement
mis en œuvre sans un soutien organisationnel et des mécanismes concrets.
Lorsque le fonctionnement du programme de conservation d'objets numériques n'est
pas automatisé (avec la documentation appropriée), des politiques, des procédures
et de la documentation interviennent dans le déroulement du travail et dans
les processus afin d'en assurer la continuité. |
0101 L'aspect
technologique consiste à répondre de manière continue aux besoins organisationnels,
de prévoir ces besoins lorsque c'est possible et d'élaborer des mécanismes
de production et de saisie automatiques de la documentation nécesaire. Dans
certains cas, des intrants et de la documentation techniques sont directement
nécessaires.
$$$$ Les ressources nécessaires pour assurer
l'imputabilité (p. ex. temps passé par le personnel pour élaborer les
politiques et procédures, temps de programmation, réalisation et mise en
place de protocoles automatisés) sont souvent oubliées ou sous-estimées.
Des ressources doivent être affectées à cette responsabilité essentielle. |
Remarque : Cet attribut est peut-être le plus
étroitement lié à l'archivistique, et c'est un aspect de la conservation d'objets
numériques souvent négligé ou sous-estimé. Une organisation dotée d'un programme mûr
de conservation d'objets numériques doit définir les politiques, procédures et
approches qu'elle compte adopter, documenter ses décisions et ses pratiques à
mesure qu'elles sont mises en œuvre, et revoir cette documentation avec
le temps pour s'assurer qu'elle est complète et conforme à la pratique. Cet
attribut permet d'obtenir et de maintenir l'homologation des archives
numériques d'une organisation.
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Exercice |
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1. Énumérez les documents que votre
organisation pourrait fournir pour attester de sa conformité aux normes
reconnues du milieu.
2. Vérifiez que vous avez en place un mécanisme d'élaboration et
de mise à jour des politiques requises.
3. Quelqu'un serait-il en mesure de reconnaître des politiques
périmées dans votre site Web?
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 À surveiller
Homologation d'un référentiel de conservation d'objets numériques
Qu'est-ce qu'une homologation signifie pour votre organisation?
Le RLG (Research Libraries Group [Groupe de bibliothèques de recherche]) et la
NARA (National Archives and Records Administration [Administration nationale
américaine des archives et des dossiers]) parrainent le
Digital
Preservation Repository Certification Task Force [Groupe de travail sur
l'homologation de référentiels de conservation d'objets numériques]. Ce groupe
de travail constitue un prolongement du modèle OAIS (système ouvert d'archivage
d'information). Il a pour objectifs d'énoncer les exigences d'homologation
(évaluation interne et externe), de définir un processus d'homologation et
d'identifier un ou plusieurs organismes qui pourraient mettre en œuvre
ce processus.
Le groupe de travail a récemment publié, dans le but d'obtenir des commentaires,
une liste de vérification d'homologation qui permet à des organisations de procéder
à une évaluation interne. Ce cadre repose sur les deux documents fondamentaux :
le document TDR et le
Modèle de référence pour un OAIS.
Le CRL (Center for Research Libraries [Centre des bibliothèques de recherche])
a entrepris un
projet de recherche,
financé par la fondation Andrew W. Mellon, qui vise à mettre à l'épreuve l'utilisation
de cette liste de vérification dans un ensemble d'évaluations réelles de référentiels
et à définir les processus et les tâches permettant de vérifier et d'homologuer des
archives numériques. (Le numéro spécial de
RLG DigiNews
sur l'homologation donne un compte rendu complet de ces travaux.)
Principes d'homologation
Voici quelques principes à considérer. Un processus d'homologation doit être :
- externe aux Archives numériques (il ne peut pas se limiter à une évaluation interne);
- géré et assuré par une autorité reconnue;
- bien documenté, avec des politiques, procédures et pratiques exhaustives et explicites;
- durable, et on doit pouvoir en faire le suivi à long terme;
- reproductible.
Questions relatives à l'homologation
L'homologation concerne l'ensemble du milieu de la conservation d'objets numériques.
Comme dans de nombreux autres domaines de la conservation d'objets numériques,
des politiques, des procédures et des processus d'homologation sont en cours
d'élaboration.
Voici des questions à considérer à propos de la mise en œuvre
d'un processus d'homologation :
- Quel organisme sera chargé de l'homologation des référentiels de conservation
d'objets numériques? Par qui cet organisme sera-t-il désigné?
- Par quelles personnes l'homologation sera-t-elle accordée? Comment ces personnes
se qualifieront-elles pour procéder à des homologations?
- Quels intervenants seront représentés au sein de l'organisme d'homologation?
- Quel rôle le milieu de la conservation d'objets numériques jouera-t-il dans
l'élaboration et le maintien du processus d'homologation?
- Quels outils automatisés d'homologation seront mis au point et par qui, et
comment seront-ils utilisés?
Voici des questions à considérer pour votre établissement :
- Quelle documentation seriez-vous en mesure de fournir à un organisme d'homologation?
- Quelle appréciation un organisme d'homologation ferait-il de votre programme
de conservation d'objets numériques?
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